Головною підставою притягнення до відповідальності є конкретне правопорушення, тобто таке діяння (дія або бездіяльність), яке законодавством, а в ряді випадків іншими нормативно-правовими актами, визнано як шкідливе і / або заборонене. Правопорушення поділяються на злочини і проступки (делікти). Проступки можуть бути адміністративні, дисциплінарні та службові.

Підставою дисциплінарної відповідальності є дисциплінарний проступок, тобто винна порушення службових обов'язків, правил внутрішнього трудового розпорядку, зокрема, трудової дисципліни. Під порушенням дисципліни розуміється невиконання або неналежне виконання з вини державного службовця покладених на нього обов'язків. Посадові особи окремих категорій державних службовців підлягають відповідальності також і за вчинки, морально не сумісні з гідністю і призначенням служби. Статути про дисципліну державних службовців деяких категорій встановлюють відповідальність за негідну поведінку, навіть якщо воно мало місце не при виконанні ними службових обов'язків.

Дисциплінарні стягнення застосовуються, як правило, в порядку службового підпорядкування лише певним колом суб'єктів лінійної влади, в межах їх компетенції та встановленого переліку таких стягнень. Перелік дисциплінарних стягнень не може довільно змінюватися суб'єктами їх застосування. Відповідно до ст. 14 ФЗ «Про основи ГС РФ» за невиконання або неналежне виконання державним службовцем покладених на нього обов'язків (посадовий проступок) можуть накладатися органом або керівником, що має право призначати його на посаду, такі дисциплінарні стягнення: 1) зауваження; 2) догану; 3) сувору догану; 4) попередження про неповну службову відповідність; 5) звільнення. Державний службовець, який допустив посадовий проступок, може бути тимчасово (але не більше, ніж на місяць), до вирішення питання про його дисциплінарної відповідальності, усунений від виконання посадових обов'язків зі збереженням грошового утримання.

Законом України «Про оскарження до суду дій і рішень, які порушують права і свободи громадян» від 27 квітня 1993 р. (в ред. ФЗ від 14 грудня 1995 р.) встановлено, що суд, розглядаючи скарги громадян на незаконні дії державних службовців, має право накладати на них дисциплінарні стягнення. Відповідно до цього ж закону і державні службовці, піддані дисциплінарним або адміністративним стягненням, можуть оскаржити рішення своїх керівників.

Указом Президента РФ «Про заходи щодо зміцнення дисципліни в системі державної служби» від 6 червня 1996 передбачено, що посадові особи і федеральні державні службовці, піддані дисциплінарним стягненням, не повинні протягом року преміюватись, нагороджуватися, підвищуватися на посаді і представлятися до присвоєння чергового кваліфікаційного розряду, проте їх можуть направити на позачергову атестацію.

У випадку сумніву державного службовця в правомірності відданого йому наказу (розпорядження), він повинен письмово повідомити про це керівникам *: видає наказ (розпорядження), своєму безпосередньому, вищестоящому. Якщо вищий керівник у письмовій формі підтвердить необхідність виконання відданого розпорядження, то державний службовець зобов'язаний його виконати.